N°5 - 2 juin 2015
 

ÉDITO


Un nouveau CODIR commun s’est déroulé le 18 mai au CÉRÉMA de Rouen, au cours duquel ont été présentées les premières propositions pour le contenu et les missions des futurs services et missions de la DREAL Normandie. Nous avons aussi abordé les principes de fonctionnement qui vont nous permettre de faire fonctionner une organisation appuyée sur 2 sites : Caen et Rouen.

Nous avons aussi examiné nos références communes ainsi que les enjeux du territoire de la Normandie. Enjeux du territoire, projet de macro-organigramme, références communes, principes de fonctionnement d’une DREAL bi-site pour les services du siège  : c’est un dossier complet que nous allons maintenant soumettre à la discussion pour préciser, amender, enrichir.

Une réunion d’échanges a eu lieu avec les organisations syndicales le 1er juin. Un séminaire des cadres aura lieu le 4 juin et une assemblée générale, le 11 juin. Les comités techniques se tiendront le 16 juin et nous nous retrouverons en CODIR commun le 29 juin.

Ensuite, le travail sera poursuivi à l’automne pour établir l’organigramme détaillé, avec un volet GPEC, et aussi pour préparer et réaliser, dans les meilleures conditions, le prépositionnement. D’ores et déjà, nous allons nous coordonner pour le prochain cycle de publications de postes. Et très vite également, à l’automne, il nous faudra construire notre programme de travail 2016.

N’hésitons pas à nous servir des différentes phases qui s’annoncent pour nous exprimer, poser des questions et formuler des propositions. La DREAL Normandie sera très largement ce que nous en ferons.

Patrick Berg et Caroline Guillaume

ACTUALITÉ


Pré-projet de macro-organigramme

À la demande des directeurs, les chefs de service et de mission des 2
directions se sont rencontrés pour réfléchir ensemble au périmètre des
missions qui les concernent. Ces réflexions ont fait l’objet pour chaque
service et mission d’un premier rapport de préfiguration transmis aux
directeurs. Ils ont été présentés en CODIR le 18 mai. Ils permettent de
commencer à bâtir le projet de macro-organigramme de la DREAL Normandie.

Les directeurs ont souhaité, pour certaines thématiques, que le travail se poursuive. Ces compléments seront présentés lors du CODIR du 29 juin.

Le projet de macro-organigramme, au stade d’avancement où il en est arrivé, sera partagé avec les cadres lors du séminaire des cadres, le 4 juin au Château de Tilly, et avec les personnels lors de l’assemblée générale, le 11 juin à Deauville.



Principes de fonctionnement

Une partie du CODIR commun du 18 mai a été consacré à un premier travail sur les principes de fonctionnement à prévoir pour une DREAL dont le siège va être réparti sur 2 sites distants de plus d’une centaine de kilomètres avec 580 agents et 6 unités territoriales.

Les membres du CODIR, réunis en atelier, ont travaillé dans les quatre directions suivantes :


Délégation et rendu compte 


Nécessité d’une bonne circulation de l’information, qui peut conditionner l’exercice de la délégation.
Au-delà de la connaissance exhaustive des projets / dossiers, recherche d’une vision synthétique : mise en place de fiches type préfet (éléments de contexte / position de l’État / éléments de langage), notamment pour les sujets identifiés à enjeux.

Afin de clarifier la mise en place des délégations de signature, il est nécessaire de formaliser les périmètres d’intervention à tous les niveaux, sous forme de listes par exemple de :

  • ce qui est du ressort de la direction,
  • ce qui est du ressort du chef de service,
  • ce qui est du ressort de l’adjoint,
  • ce qui est du ressort du chef de bureau


Conditions matérielles 


1 - Comment limiter les déplacements ?
Visioconférence individuelle ou par groupe, audioconférence, télétravail
ou travail sur les sites de proximité.
Nécessité d’un site de travail intermédiaire ? Besoin pas forcément partagé. Si cette proposition est retenue, ce site de travail devrait :

  • être constitué de salle(s) de réunion et de bureaux de passage à disposition des agents,
  • être accessible en transport en commun et disposer de capacité de stationnement,
  • être entre Caen et Rouen (Lisieux ?)

2 - Comment faciliter les déplacements ?
Mettre en place un système de covoiturage interne ?
Harmoniser les horaires de démarrage et de fin de réunion ?
Disposer de bureaux de passage sur les différents sites (portable ?)
Faire un état des lieux des moyens matériels dont on dispose et redéfinir un équipement standard, notamment pour les agents qui se déplacent
régulièrement.

3 - Échanges d’informations et de données
Serveur commun : réseau informatique unique
Agenda partagé unique
Espaces partagés type Alfresco
Outil d’enregistrement des courriers
Navette de courrier papier quotidien à mutualiser avec les autres services de la région ?

4 - Conditions d’accueil
Permettre l’accès aux restaurants administratifs
Faciliter le stationnement


Méthodes de travail 


Appartenance : présentiel est important à créer sur 2 sites
Communication, travailler ensemble

3 enjeux :

  • émergence d’une identité des agents de la DREAL Normandie
  • efficacité
  • délai : les chaînes de validation ne doivent pas être rallongées du fait de la localisation

Synergies, économies d’échelles à trouver

Développer des outils ou des instances : réunions de services, fiches

  • outils DREAL
  • outils services
  • outils de bureau

Anticiper, formaliser

Créer des espaces de travail dématérialisés, physiques des salles de réunion, des « Jeudis de la DREAL », des lettres internes

Développer l’animation interne (en communiquant notamment autour des missions transversales)

Dématérialisation à organiser

Mise en place d’un programme de travail annuel pour chaque service, préparé avec l’encadrement du service et les agents et présentés en début d’année à la direction par l’équipe encadrante du service

Mise au point de plans d’actions pluriannuels, sur des sujets transverses et de progrès tels que :

  • RH et management ?
  • développement soutenable du territoire ?
  • transition énergétique et climatique ?
  • accompagnement des projets et des porteurs de projets ?
  • autres sujets ?


Procédures du système qualité 


Plusieurs pistes :

  • Préférer une approche opérationnelle des processus plutôt qu’une approche théorique
  • Réécrire les processus en fonction des choix organisationnels pris
  • Mettre à jour la documentation à disposition si besoin
  • Construire un tableau des indicateurs partagés en reprenant les objectifs que se fixe la DREAL Normandie

Plusieurs propositions :

  • Au sein du réseau qualité ont été mis en place des groupes de travail pour proposer une documentation commune (documentation - amélioration continue / fiches de progrès - audits internes - fonctionnement des processus - intranet - ecoresponsabilité au travers de la 14001)
  • Formaliser ce qui est attendu des pilotes et des correspondants qualité, leur donner une plus grande visibilité (lettres de mission aux pilotes, reconnaissance de la fonction correspondant)
  • Proposer une note d’organisation des services et y associer des logigrammes souvent plus facile à lire

Toutes ces pistes de travail vont être approfondies en juin.

INFOS

Les références communes aux 2 DREAL

Le CODIR a poursuivi le travail sur nos valeurs communes, il est en phase de finalisation et sera présenté au séminaire des cadres le 4 juin et à l’assemblée des agents le 11 juin, pour être précisé, enrichi, amendé.

1. Nous nous exprimons de manière proportionnée aux enjeux
2. Nous accompagnons les projets et les porteurs de projet
3. Nous travaillons pour le préfet de Normandie et les cinq préfets de département
4. Nous avons une gouvernance apaisée de notre zone de gouvernance et les compétences DR-DD sont clarifiées
5. Nous travaillons avec le Conseil Régional de Normandie
6. Nous travaillons de manière efficace avec les opérateurs
7. Nous portons de l’attention aux agents et au management
8. Nous pratiquons une politique des ressources humaines
9. Nous pratiquons une politique de développement de la formation et de développement des compétences
10 . Nous menons une politique de bien-être au travail et de prévention des risques psychosociaux
11. Nous sommes certifiés ISO 9001 / ISO 14001 et labellisés Marianne
12. Nous entretenons un dialogue social de qualité
13. Nous produisons, nous administrons et nous gérons la connaissance et les données
14. Nous sommes une DREAL qui attache de l’importance à la cohésion interne et à la convivialité




Les enjeux du territoire 


Le document relatif aux enjeux du territoire est abouti. Il est le fruit d’un travail approfondi réalisé de manière remarquable par les équipes des 2 DREAL. Il est aujourd’hui validé et consultable dans sa version définitive sur les intranets. Il a lui aussi vocation à être partagé, enrichi et amendé tout au long du mois de juin.

AGENDA

Dates à retenir…

1er juin 

Réunion avec les représentants des personnels

4 juin 

Séminaire des cadres au château de Tilly à Boissey-le-Châtel dans l’Eure

11 juin 

Assemblée générale de tous les agents des 2 DREAL au Centre International de Deauville, dans le Calvados

29 juin 

CODIR commun, au Havre



Pour fluidifier l’information aussi bien à Caen qu’a Rouen, un « Jeudi
de la DREAL (JDD) » est prévu le 18 juin à Rouen. À Caen, un « café-fusion » a eu lieu le 22 mai, un autre sera programmé avant la mi-juillet, ainsi qu’une séquence d’échanges avec le personnel.

LA NORMANDIE

Illustration de notre belle Normandie…

Vernon, est située dans le département de l’Eure en région Haute-Normandie, aux portes de la Normandie et au carrefour des routes d’Évreux à Beauvais et de Paris à Rouen par la vallée de la Seine 

Vernon - L'ancien moulin sur la Seine - Cliquez ci-dessous

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Vernon - Château des Tourelles - Cliquez ci-dessous

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Coutances, est située dans le département de la Manche en région Basse-Normandie. Elle est notamment connue pour sa cathédrale, son festival Jazz sous les pommiers. 

Coutances - Cathédrale Notre-Dame - Cliquez ci-dessous

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Coutances - Jardin des plantes - Cliquez ci-dessous

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Eu, est située dans le département de la Seine-Maritime en région Haute-Normandie. Le nom de la ville d’Eu se prête à quelques jeux de mots. Ainsi, la bienséance veut qu’on dise et écrive : « le maire de la ville d’Eu ». 

Eu - Château d'Eu - Cliquez ci-dessous

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Eu - Jardin du Château - Cliquez ci-dessous

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Alençon, préfecture du département de l’Orne, située dans la région Basse-Normandie. La ville est située entre les deux parc naturels régionaux de Normandie-Maine et du Perche. 

Alençon - Halle au Blé - Cliquez ci-dessous

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Alençon - Hôtel de ville - Cliquez ci-dessous

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Pont-Audemer, est située dans le département de l’Eure en région Haute-Normandie. Elle fait partie du Parc naturel régional des Boucles de la Seine normande 

Pont-Audemer - Cliquez ci-dessous

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Pont-Audemer - Cliquez ci-dessous

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Lisieux, est située dans le département du Calvados en région Basse-Normandie. Capitale du pays d’Auge région caractérisée par ses vallées et son bocage. 

Lisieux - Basilique Sainte-Thérèse - Cliquez ci-dessous

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Lisieux - Zoo de Cerza - Cliquez ci-dessous

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Directeur de la publication :
Patrick Berg, Directeur DREAL de Haute-Normandie
Caroline Guillaume, Directrice DREAL de Basse-Normandie
Rédaction, coordination, conception graphique :
Yves Angella, Serge Hamard, Véronique Martins