La lettre des sports - édition spéciale - 2016 "Comment organiser un challenge national"
 

Édito

Serge Nimesgern

Nous voici à quelques jours de nos journées des délégués aux affaires sportives, culturelles et d’entraide. C’est un moment très important dans la vie de notre fédération comme dans celle de vos associations. En préambule à ces rencontres nous avons souhaité, par le biais de cette lettre « spéciale » vous rappeler tous les éléments nécessaires pour organiser un challenge national dans les meilleures conditions. Lors de nos travaux aux DASCE nous serons à votre écoute pour répondre à toutes vos interrogations. Bonne lecture et à très bientôt à Salies de Béarn.
Serge Nimesgern, vice-président chargé des sports
vice-président chargé du sport

Étape 1

Comment candidater

Appel à candidatures

Dans le courant du premier trimestre de l’année N-2, la FNASCE invite les présidents des associations adhérentes à faire acte de candidature à l’organisation de challenges sportifs nationaux.
Comment candidater ?
Toutes les procédures se trouvent sur le site en cliquant sur les liens de l’étape 1 dans la colonne de gauche, vous suivrez pas à pas le déroulé de votre candidature. Le voici en quelque mots.
À l’année N-2 :
  • envoi d’une lettre de candidature au siège de la FNASCE.
  • envoi au siège de la FNASCE d’un dossier de présentation. À l’année N-1 :
  • Signature de la convention entre la présidente fédérale et le président de l’association organisatrice.
  • Si le président de l’association organisatrice le souhaite, une visite des sites retenus peut être effectuée par le représentant de la commission sports au challenge. À l’année N : année de tenue du challenge
  • L’organisateur du challenge enverra pour avis à la commission permanente des sports le dossier d’inscription à la manifestation au minimum un mois avant la date de diffusion aux associations.
  • Après le challenge, l’organisateur envoie le plus rapidement possible le bilan de la manifestation accompagné des rapports moral et financier.

Étape 2

Constitution d’un dossier

La convention

Les différent documents de votre candidature
Votre candidature à un challenge national nécessite la production de plusieurs documents obligatoires. En voici une brève présentation.
- Le dossier de présentation et le budget prévisionnel
C’est le premier document que recevra la commission permanente des sports. C’est à partir de celui-ci qu’elle étudiera la faisabilité de votre projet. Vous devrez obligatoirement annexé le budget prévisionnel de l’opération fourni par la CPS au format natif modifiable.
- La convention
Une convention est, obligatoirement, passée entre la fédération nationale des associations sportives, culturelles et d’entraide et l’association organisatrice.
- Le budget prévisionnel
Ce document vous permettra de connaître le cout du challenge par sportif et par accompagnateur. Il est obligatoire de remplir le document fourni par la CPS t de le retourner au format originel. Ce budget signé est à joindre à la convention. Après étude par la commission, le VP Sports les contresignera, il fixera ainsi le cout maximal du challenge sans possibilité de changement.
- Le dossier et la fiche d’inscription
C’est le dernier dossier qu’étudiera la commission Sports. Il est destiné aux futurs participants de votre challenge. Le dossier type vous est proposé. Vous devrez impérativement y joindre la fiche sanitaire et les fiches d’inscriptions individuelles et par équipes.
- La fiche sanitaire
Cette fiche est à joindre, obligatoirement, au dossier d’inscription. Si elle n’est pas utilisée lors du challenge, elle restera confidentielle et sera détruite.

Étape 3

Les aides financières

La CP Sport invite les organisateurs à proposer des coûts d’inscription les moins élevés possibles afin que les ascéistes ne soient pas bloqués par le prix.
Les aides financières
- Les aides à l’organisation d’un challenge multi ou unidisciplinaire
Elles s’obtiennent après l’étude du dossier de candidature par la commission Sport et elles sont versées en trois fois selon un calendrier préétabli :
- L’aide aux challenges onéreux
Elle est exclusivement réservée pour compenser la location de structures sportives. Elle s’obtient en renseignant le budget prévisionnel fédéral. Elle est versée à la fin du challenge et à réception des pièces exigées.
- L’aide à la location de matériels onéreux
Elle compense le cout de location de matériels permettant la participation à un challenge national. Elle s’obtient après étude de la demande écrite par la commission Sport. Elle est versée à la fin du challenge et à réception des pièces exigées.
- L’aide Handisport
Elle est attribuée au cas par cas selon le handicap et la discipline dans le cadre d’une activité sportive fédérale. L’aide est entièrement versée après acceptation du dossier par la commission Sport et réception des pièces exigées.

Étape 4

Les informations pratiques

Partenariat fédéral
Par convention, l’association organisatrice a obligation à prévoir un emplacement pour installer un stand « GMF locale » et apposer des affiches de la GMF. Elle doit également prévoir un emplacement pour le représentant local de la « BFM ». Ces deux partenaires fédéraux devront être traités avec les mêmes égards.
- Équipes partenaires
Des équipes partenaires invitées par l’ASCEE organisatrice peuvent, participer au challenge mais elles ne peuvent en aucun se voir remettre un des trophées nationaux.
- Mise en valeur du challenge
Il faut réfléchir à tout l’environnement de la manifestation cela favorise souvent le bon ressenti des participants. Un challenge se doit de valoriser le sport, la culture, et l’entraide et s’inscrire,dans la mesure du possible, dans une démarche de développement durable.
- Affiches du challenge
une affiche type est à votre disposition sur le site fédéral, elle est déclinée du format flyer au format A0 et elle peut également servir de couverture pour les dossiers.
- Assurance du challenge
La FNASCE est titulaire d’un contrat « Responsabilité civile » couvrant tous les sinistres pouvant survenir à l’occasion de la manifestation et dont la responsabilité pourrait lui être imputée. L’association organisatrice est assurée en responsabilité civile par le contrat fédéral pour l’organisation de la manifestation.
- Infrastructures à prévoir selon les challenges
Un tableau récapitulatif vous donnera par discipline les structures nécessaire à l’organisation d’un challenge national.
- Les récompenses
Les trophées fédéraux récompensent le classement par équipe et ne peuvent être remis qu’à une association. La procédure de remise est expliquée dans la convention et dans les dispositions générales des challenges.
- Périodes d’organisation des challenges nationaux
Si deux challenges sont prévus concomitamment, la commission permanente des sports demandera un changement de date pour l’un des deux.

Étape 5

Dispositions générales et particulières

- Dispositions générales communes à tous les challenges
Ce document concerne les dispositions générales) communes à toutes les disciplines.
- Dispositions particulières
La commission crée un document pour chaque challenge. Ce document règle les cotés pratiques de chaque discipline. Lorsque le dossier d’inscription est mis en ligne, ce sont les dispositions particulières figurant sur le site internet de la FNASCE qui ont seuls valeur.

Étape 6

Bilans

- Bilans moral et financier
Il sera présenté selon le modèle joint en annexe à la convention.
- Le rapport de la CPS
La CPS rédige un rapport sur l’organisation du challenge.
- Les lettres de remerciements
Des lettres types sont à la dsiposition de l’organisateur sur le site fédéral.

Avertissement

Important

Tous les liens de cette lettre renvoient sur les pages correspondantes du site fédéral ou il est possible de télécharger les dernières versions de ces documents.

Étape 1

Retrouvez sur le site fédéral

L’échéancier de votre candidature

Lettre type de candidature
Cette lettre type peut être utilisée pour tous vos actes de candidature à un challenge national. A charge pour vous de modifier le texte entre crochets et d’ajouter votre logo, et de modifier le pied de page avec votre adresse.

Dérogation
Si une ASCE souhaite organiser un challenge en dehors des règles ci-dessus, la CPS, au vu de la motivation et des éléments fournis par la candidate, pourra faire une dérogation à la condition que le dossier de candidature soit bouclé au plus tard à N-1 la date du challenge et présenté au plus tard à la réunion de la CPS qui précède la date du N-1

Étape 2

Retrouvez sur le site fédéral

La convention :

Le dossier de présentation et le budget prévisionnel.
Il convient de joindre un budget prévisionnel de l’opération.
Le dossier de présentation :

Le Budget prévisionnel :

Le dossier d’inscription et la fiche d’inscription individuelle et par équipe :

La fiche sanitaire :

Étape 5

Retrouvez sur le site fédéral

Dispositions générales et particulières
Téléchargez les dispositions générales et particulières en cliquant sur ce lien

Les dispositions générales sont communes à l’ensemble des challenges fédéraux.
Les dispositions particulières forment le règlment sportif de la dsicipline.

Étape 6

Retrouvez sur le site fédéral

Le bilan moral :
Téléchargez ce document

Le bilan Financier :
Ce document vous a été fourni en même temps que le budget prévisionnel envoyé lors de la signature de la convention.

Le rapport de la CPS :
Téléchargez ce document

La lettre de remerciements :
Téléchargez ce document

Le guide fédéral

Votre dossier papier

Si vous le désirez, vous avez la possibilité de télécharger le guide fédéral à l’organsiation d’un challenge national au format PDF avec liens.

Site fédéral

mises à jour

(Cette rubrique sera pérenne et a pour objectif d’attirer l’attention des lecteurs sur la mise à jour des documents sur le site de la Fédération en insérant le lien correspondant au document mis à jour)

L’ensemble des membres de la commission Sports vous donne rendez-vous à Saliès-de-Béarn et vous souhaite des travaux enrichissants et constructifs pour l’ensemble de notre mouvement.

 

Fédération Nationale des Associations Sportives, Culturelles et d’Entraide (FNASCE)
Ministère de l’Environnement, de l’Énergie et de la Mer
Ministère du Logement et de l’Habitat durable
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