PDA N°07 - Mars 2012

Editorial

A l’heure où la flambée des cours du pétrole impacte de plus en plus le budget des administrations comme celui des ménages, rationaliser ses déplacements devient, au delà d’un geste citoyen, un impératif économique.
Mais comment maintenir l’efficience du service et assurer un service de qualité à l’usager en limitant le plus possible nos déplacements ?
Dans une certaine mesure, les nouvelles technologies nous offrent une alternative : la visioconférence dont la DDT est équipée depuis bientôt un an et qui se développe aussi dans les autres administrations.

Afin de renforcer encore plus l’usage de cette technologie, la mutualisation de la visioconférence a été identifiée comme une des actions à conduire au niveau départemental dans le cadre du schéma de mutualisation piloté par le préfet.

Après un état des lieux réalisé en début d’année, la démarche rentre dans une nouvelle phase qui doit déboucher sur des réalisations concrètes en terme d’organisation et de fonctionnement.

**Georges Martinez**

Chef de l’unité Systèmes d’Information

Visioconférence ou videoconférence

Un peu d’historique…

Quelle est la différence entre la visioconférence et la vidéoconférence ?

Certains puristes déclarent qu’on doit parler de vidéoconférence lorsque le flux d’image et de son est transmis via la voie satellitaire et de visioconférence dans les autres cas.
L’origine du mot viendrait de France Télécom qui avait crée un produit appelé visioconférence. Ce terme donc est resté…. un terme très franco-français alors que le reste du monde parle de vidéoconférence ou vidéo-conférence (également videoconferencing chez nos amis anglo-saxons).

Au départ, on parlait de visiotéléphonie. Celle-ci a longtemps tardé à se développer. Elle fut montrée aux expositions universelles de Bruxelles en 1958 et de Montréal en 1967, mise en place de façon expérimentale (et coûteuse) à Biarritz en 1984.
Cette stagnation venait du faible débit des lignes de communication jusqu’à l’utilisateur final. Plusieurs facteurs d’évolution ont permis de mettre en œuvre ce service : mise en place de réseaux numériques de bout en bout, baisses de coût dans les équipements comme les caméras vidéo, mais surtout progrès dans les techniques de codage (compression des données) audio et vidéo. Ainsi, les premières liaisons universitaires, en France, datent de 1987.

Les premières applications de visioconférence se font en utilisant des lignes RNIS (réseau numérique à intégration de services, en anglais ISDN pour Integrated Services Digital Network, liaison autorisant une meilleure qualité et des vitesses pouvant atteindre 2 Mbit/s contre 56 kbit/s pour un modem classique). En 1995, les premières vidéoconférences publiques eurent lieu comme celle entre l’Amérique du Nord et l’Afrique, liant un ‘technofair’ à San Francisco avec une ‘techno-rave’ à Cape-Town. Dans la même année une collaboration entre Intel, Microsoft et Radvision2 lancèrent des systèmes de communications VoIP (voix sur IP, ou « VoIP » pour Voice over IP, technique qui permet de communiquer par la voix sur des réseaux compatibles IP, qu’il s’agisse de réseaux privés ou d’Internet, filaire ou non) afin de les standardiser.

On leur préfère aujourd’hui pour des raisons de coût les supports d’Internet classiques : ADSL, câble pour les particuliers ou ligne dédiée pour les professionnels.

De réels avantages …

6 bonnes raisons d’utiliser la visioconférence

1/ Vous économisez de l’argent
Réduction des frais : déplacement, hébergement, repas, location de salle, appels téléphoniques ;

2/ Vous gagnez du temps
Combien d’heures passez-vous à vous déplacer pour rejoindre vos collègues ?
Vous réduisez le temps consacré aux déplacements et vous échappez à la fatigue des trajets multiples.

3/ Vous renforcez votre réactivité et créez des relations professionnelles
Interactive et conviviale, la visioconférence optimise votre communication. Les échanges sont beaucoup plus riches et réactifs que par téléphone, mail, forums de discussion ou logiciels de messagerie instantanée.

4/ Vous rendez vos réunions plus efficaces et plus productives
Des études montrent que la réceptivité des personnes est plus élevée en visioconférence qu’en réunion classique. Les prises de décisions et les négociations sont accélérées.

5/ Vous éliminez le stress
Vous avez enfin à votre portée un moyen efficace pour organiser vos réunions facilement, sans quitter votre lieu de travail.

6/ Vous protégez l’environnement
Diminuer vos déplacements, c’est contribuer à la réduction des émissions polluantes émanant des voitures. Ces émissions de gaz à effet de serre causent le réchauffement climatique. Vous agissez donc concrètement pour la préservation de la planète.

Utilisez, vous aussi, cet incroyable outil de communication !

Rentabilité de la visioconférence

Mr Jeconfe travaille dans une administration d’Etat et doit se rendre 1 fois par semaine au chef lieu de la région situé à 90 km pour des réunions de 2 heures.

COMPARATIF MENSUEL DEPLACEMENTS/VISIOCONFERENCE	Rendez-vous physique	Visioconférence
Coût déplacement A/R en VL	180 €	0 €
Coûts de communications	0 €	0 € (*)
Total	180 €	0 €
Temps passé	16 heures	8 heures

(*) coût des données et voix en IP nul

Dans la colonne de gauche se trouvent les frais engendrés pour ces voyages et dans la colonne de droite le coût mensuel de la visioconférence pour 4 sessions par mois.

Conclusion : la visioconférence réduit la facture de 180 € et le gain en temps de travail s’élève à 1 journée par mois.

Pour se rendre à une réunion de 3 heures à Limoges (3 agents) :

Frais agents = 45 €
Frais VL = 45 €
soit 90 € au total

En moyenne, 4 réunions par mois soit 360 € mensuel, soit 4000 € annuel.
Pour exemple, coût de la visioconférence installée dans un service de l’Etat : 16 000 € (dispositif financier accompagnant la mise en œuvre des plans administration exemplaire)…. amortie en 4 ans !!!